Privacyverklaring Track-i

1. Wie is verantwoordelijk?

Track-i is een online softwaredienst die wordt ontwikkeld, beheerd en aangeboden door SnoS.

Afhankelijk van de verwerking kan SnoS optreden als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Wanneer is SnoS verwerkingsverantwoordelijke?

SnoS is onder meer zelf verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aanbieden, beheren en factureren van Track-i.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• naam en contactgegevens van de klant;
• naam en e-mailadres van gebruikers;
• praktijk- en bedrijfsgegevens;
• account- en authenticatiegegevens;
• abonnementsgegevens;
• betalings- en administratieve gegevens;
• contact- en supportverzoeken;
• technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en werking van de dienst.

3. Cliëntgegevens binnen Track-i

Klanten kunnen binnen Track-i zelf gegevens invoeren over cliënten, trajecten, sessies, afspraken, taken, documenten en andere informatie die nodig is voor hun dienstverlening.

Voor deze gegevens bepaalt de klant in beginsel zelf waarom en hoe deze worden verwerkt. De klant is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor zover SnoS deze persoonsgegevens uitsluitend verwerkt om Track-i namens de klant beschikbaar te stellen, treedt SnoS op als verwerker.

Nadere afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst tussen SnoS en de klant.

4. Bijzondere persoonsgegevens

Afhankelijk van het gebruik van Track-i kunnen klanten informatie invoeren die onder de AVG als bijzondere persoonsgegevens wordt aangemerkt.

De klant is verantwoordelijk voor de beoordeling of dergelijke gegevens mogen worden verwerkt en voor het beschikken over een geldige grondslag en, waar vereist, aanvullende waarborgen.

SnoS verwerkt dergelijke gegevens niet voor eigen doeleinden wanneer zij uitsluitend namens de klant binnen de praktijkomgeving worden opgeslagen.

5. Doeleinden van de verwerking

Voor persoonsgegevens waarvoor SnoS zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen de volgende doeleinden gelden:

• het afsluiten en uitvoeren van een Track-i-abonnement;
• het aanmaken en beheren van accounts;
• het leveren en beveiligen van de Track-i-dienst;
• het verwerken van betalingen;
• administratie en facturatie;
• het beantwoorden van vragen en supportverzoeken;
• het voorkomen en onderzoeken van misbruik en beveiligingsincidenten;
• het verbeteren en technisch beheren van Track-i;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

6. Grondslagen

SnoS verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:

• de uitvoering van een overeenkomst;
• het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang;
• toestemming, wanneer deze wettelijk vereist is.

7. Betalingen

Voor het verwerken van betalingen maakt Track-i gebruik van een externe betalingsdienstverlener.

De betalingsdienstverlener verwerkt de gegevens die nodig zijn om betalingen uit te voeren en kan daarbij zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bepaalde verwerkingen.

Track-i ontvangt en bewaart niet zonder noodzaak volledige betaalkaart- of bankgegevens.

8. Dienstverleners en subverwerkers

SnoS kan voor het aanbieden van Track-i gebruikmaken van externe leveranciers, bijvoorbeeld voor hosting, e-mailverkeer, betalingen, infrastructuur, back-ups en beveiliging.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens namens SnoS verwerkt, worden waar vereist passende afspraken gemaakt over beveiliging en gegevensverwerking.

9. Beveiliging

SnoS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, wijziging en andere onrechtmatige verwerking.

Beveiliging is een continu proces. Maatregelen kunnen worden aangepast wanneer technische ontwikkelingen, risico's of de dienstverlening daar aanleiding toe geven.

10. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

Voor gegevens die een klant binnen zijn praktijkomgeving verwerkt, kunnen bewaartermijnen mede worden bepaald door de klant en de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

11. Beëindiging van een abonnement

Na beëindiging van een Track-i-abonnement kan de toegang tot de praktijkomgeving worden beëindigd.

Gegevens worden daarna overeenkomstig het geldende gegevensbeleid, de verwerkersovereenkomst en eventuele wettelijke verplichtingen bewaard of verwijderd.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt SnoS waar vereist voor een passende juridische grondslag en passende waarborgen overeenkomstig de AVG.

13. Rechten van betrokkenen

Afhankelijk van de situatie hebben betrokkenen onder de AVG onder meer het recht op:

• inzage in persoonsgegevens;
• rectificatie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• intrekking van toestemming wanneer verwerking daarop is gebaseerd.

Wanneer het verzoek betrekking heeft op cliëntgegevens die door een Track-i-klant zijn ingevoerd, dient het verzoek in beginsel bij die klant te worden ingediend. SnoS ondersteunt de klant waar dit op grond van de AVG noodzakelijk is.

14. Klachten

Vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gemeld via info@track-i.com.

Een betrokkene heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder.

15. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, wetgeving of wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt verandert.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van Track-i.